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La Cellule d’Information des Opérateurs Économiques est dirigée par un Chef de Cellule nommé par arrêté. Il a rang de Sous-Directeur d’Administration Centrale. Elle est située au rez-de-chaussée de la tour F de la Cité Financière au Plateau.
Biographie
Né le 26 décembre 1974 à Vavoua, Monsieur YAO Konan Florent est Ingénieur Principal des Travaux Publics. Titulaire d’un baccalauréat série C, il entre en 1993 en classes préparatoires technologiques de mathématiques supérieures de l’Ecole Nationale Supérieure des Travaux Publics (ENSTP) d’où il intègre l’Ecole des Ingénieurs pour en sortir en 1999.
En 2006, il rejoint les effectifs de la Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF) en prenant fonction à la Direction des Marchés Publics comme chargé d’études à la Sous-Direction des Procédures et Opérations et encadre en tant que correspondant, le Ministère des Infrastructures économiques et les structures sous tutelles, la filière Café Cacao dont la gouvernance était critiquée et érigée en indicateur PPTE, PETROCI Holding et certains projets sous directives Banques Mondiales (CI-PAST, PUIUR).
Monsieur YAO K. Florent est titulaire de deux (02) Masters en Marchés Publics, le 1er en Gouvernance des Marchés Publics en appui au développement durable (Master Gomap) obtenu en 2014 au Centre International de Formation de l’OIT (CIF-OIT) à Turin (Italie) en liaison avec l’Université de Turin et le 2ème, en Droit des Contrats Publics et des Achats Publics (Master DCPAP) à la faculté de Droit de l’Université de Nancy Lorraine en France. Ce qui lui permet d’élargir son champ de compétence du droit des marchés publics dans des cadres légaux internationaux, les reformes, les politiques et les directives et le management de la Commande Publique.
Il est par ailleurs détenteur d’un Certificat de Marché Publics de Sciences Po (France) et également titulaire d’un Diplôme d’Etudes Supérieures Spécialisées (DESS) en Droit Public Economique en plus de nombreux certificats de renforcement des capacités dans de nombreuses institutions de références.
M. YAO Florent est l’actuel Contrôleur Budgétaire de l’Autorité Ivoirienne de Régulation de la Mutualité Sociale (AIRMS) après celui de l’ONDR-Liquidation ayant pris fin en 2021. De plus il est membre du réseau international des experts en passation des marchés publics de l’organisation International du Droit de développement en Italie à Rome (IDLO).
Depuis 2015, il est à la tête de la CELIOPE en tant que Chef de Cellule avec rang de Sous-Directeur d’Administration Centrale à l’issue d’un recrutement par appel à candidature interne à la DGBF.
Missions
- d'accueillir tout opérateur économique et de l'informer sur les textes, règlements, procédures et opérations relatifs au budget;
- de fournir les informations sur la situation des crédits budgétaires;
- d'assister, de conseiller et d'orienter les opérateurs économiques sur leurs demandes expresses relatives aux opérations budgétaires;
- de recueillir les plaintes éventuelles et les requêtes diverses des opérateurs économiques sur les opérations budgétaires;
- d'assurer le traitement des demandes, en liaison avec les différentes directions concernées;
- de produire et de communiquer les statistiques sur les sollicitations enregistrées.
Organigramme
Procédure de Travail
La procédure de travail est consignée dans un manuel de procédures dont le fichier est disponible ci-joint (accès : www.dgbf.ci). Cependant, pour répondre en temps réel aux préoccupations des opérateurs économiques ou de tout usager du service public à travers « e –requête », la CELIOPE procède de la manière suivante :
I- Service de traitement des requêtes
1- Accueil et enregistrement du requérant ou Opérateur Economique
- Prise en charge du requérant ;
- Formulation et prise en compte de sa requête au moyen de « e-requête ».
2- Traitement des requêtes
- Consultation des bases de données (SIGOBE, SIGOMAP, RICI-EPN, SIGESCOD) des textes règlementaires, documents techniques ;
- Formulation des résultats des traitements.
3- Vérification des fiches d’identification du requérant (Chef de service) et des fiches des résultats des traitements (Chef de service) puis des saisies dans « e-requête »
- Reformulation de la requête ;
- Reformulation des résultats des traitements.
4- Validation du Chef de Cellule dans « e-requête »
- Transmission de l’information au requérant ;
- Mesure du niveau de satisfaction du requérant (physique ou automatisé).
II- Service d'Information et de Coordination des Actions Extérieures
1- Information et sensibilisation de proximité des faîtières et des opérateurs économiques
- vulgariser la cellule auprès des opérateurs économiques notamment les PME, les PMI, les banques et les établissements financiers agréés par le Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) ;
- organisation des plateformes d’information et enrôlement des opérateurs économiques sur « e-requête » et « efournisseur » ;
- organiser des renforcements de capacité du personnel ;
- encadrer les stagiaires de la CELIOPE.
2- Coordination de toutes les actions extérieures
- participer aux activités des faitières et des groupements professionnels sur leurs invitations ;
- assurer la relation publique de la Cellule;
- organiser des campagnes d’information et de vulgarisation sur l’ensemble du territoire ivoirien.
Historique
Dans sa quête de réduire l’asymétrie de l’information entre le secteur public et le secteur privé concernant la commande publique, d’éviter le dysfonctionnement dans la communication entre le secteur public et privé et d’éradiquer définitivement la constitution de passifs observés en fin d’année budgétaire par l’Etat, le Ministère du budget et du portefeuille de l’Etat a procédé à la mise en place d’une unité administrative chargée de lever toutes équivoques budgétaires liées à la commande et la dépense publique .
C’est pour formaliser cet engagement à la bonne gouvernance que, la Cellule d’Information des Opérateurs Economiques (CELIOPE) a été créée par Décret n° 2014-865 du 23 décembre 2014 portant organisation du Ministère auprès du Premier Ministre chargé du Budget et installé le 12 mai 2015 au sein de la cité financière. Ainsi, après sept (7) années d’activité, l’arrêté n°0379 MBPE/DGBF du 21 juin 2022 portant organisation de la Direction Générale du Budget et des Finances en son article 2 vient préciser le décret susmentionné par la restructuration des deux services existants .L’organisation de cette unité administrative est adaptée aux préoccupations des usagers.
Activités
L’ensemble des activités de la CELIOPE se résume par les points suivants :
- Accueillir, informer et fournir les informations aux opérateurs économiques et plus largement au public;
- Assister, conseiller et orienter les opérateurs économiques et tout usager public ;
- Produire et communiquer les statistiques qui découlent des saisines.
Actualités
- 21 Juillet 2022 : Participation à la rencontre organisée par la Chambre Nationale d’Agriculture à Abidjan-Plateau (Thème : Rappel des mesures de facilitation d’accès des PME à la commande publique)
- 24 Août 2022 : Participation à la rencontre organisée par le Comité de Concertation Etat Secteur Privé (CCESP)
- Du 29 au 31 Août 2022 : Participation à la rencontre organisée par une faitière du BTP à Abengourou (Thème : Caravane de sensibilisation, de formation des PME, Artisans sur les lois et décrets pris en Conseil des Ministres à leur avantage et la transition des acteurs de l’économie informelle en économie formelle dans toutes les régions)
- Du 21 Au 22 Septembre 2022 : Rencontre B2G BUSINESS TO GOVERNMENT avec le Comité de Concertation Etat Secteur Privé (CCESP) à l’auditorium de la CAISTAB à Abidjan-Plateau.
- 13 Octobre 2022 : Participation à la rencontre organisée par le Conseil National de Lutte Contre la Vie Chère à l’auditorium CRREA-UEMOA (Thème : Consommer des produits locaux, un levier d’accroissement des investissements productifs de développement et d’intégration régionale)
- 24 Octobre 2022 : Participation à la pose de la première pierre de l’immeuble le PAYSAN organisée par la Chambre Nationale d’Agriculture à Abidjan-Plateau
- 16 Novembre 2022 : Participation à l’atelier national sur la dépense publique organisé par le Comité de Concertation Etat Secteur Privé (CCESP) à Abidjan-Plateau
- Du 21 au 24 Novembre 2022 : Séminaire d’échange multi acteurs sur la mise en œuvre du schéma directeur de la réforme des Finances Publiques 2022-2024 organisé par le Projet d’appui aux Finances Publiques, a la Planification et aux Statistiques (FPPS) à Seen Hôtel à Abidjan-Plateau
- Du 28 Novembre au 1er Décembre 2022 : Participation aux Journées de la Fonction Publique du Ministère de la Fonction Publique
- Du 28 Novembre au 4 Décembre 2022 : Rencontre avec une faitière de coopération entre les peuples « Emploi, Genre et Sécurité »
- 15 Décembre 2022 : Dernière session de plateforme d'information et de sensibilisation des Opérateurs Economiques de l'année 2022.
Rapports
Les rapports réalisés par le Service de Traitement des Requêtes sous le contrôle du Chef de Cellule constituent des voies efficaces pour l’autorité hiérarchique et les partenaires techniques d’apprécier la qualité des rapports entre le secteur privé et le secteur public et si possible de prendre ou faire prendre des mesures par l’Etat pour les améliorer.
Différents rapports sont produits et transmis au cabinet du Ministère du Budget et du Portefeuille de l’Etat (MBPE) après validation par le DGBF. Trois (03) types de rapports sont prévus :
- un rapport mensuel ;
- un rapport semestriel de satisfaction client ;
- un rapport annuel ou rapport bilan.
I- Le rapport mensuel
Ce rapport est le principal outil pour rendre compte des activités et évaluer les performances par rapport aux objectifs assignés à la CELIOPE. Il porte généralement sur :
- Les visiteurs reçus et les requêtes enregistrées;
- Les résultats des traitements et l’appréciation du travail;
- Les autres types d’activités de la cellule;
Dans le principe, après validation par le DGBF, ce rapport est transmis au MPMBPE pour appréciation et information.
II- Le rapport annuel
Ce rapport est la synthèse et la consolidation des différents rapports mensuels transmis au cours de l’année. Il porte également sur :
- Les activités globales de la CELIOPE au cours de l’année;
- Les résultats obtenus par la mise en œuvre des activités de la cellule ;
- Les difficultés rencontrées dans l’exécution des activités de la cellule les mesures correctives apportées.
- Les nouvelles orientations de la Cellule ou les perspectives.
Ce rapport est par ailleurs envoyé au cabinet du MBPE après validation par le DGBF.
Tous les rapports émis (mensuellement et trimestriellement) sont archivés et conservés au niveau du Secrétariat de la Cellule et du Service de Traitement des Requêtes.
Documents
- Manuel de procédure de la CELIOPE 2016 (voir document)
Le requérant est identifié sur la fiche d’identification (FI) par le Service de traitement des requêtes plus précisément par le Chef de Service, les chargés d’études et les opératrices de saisies. Il est également enregistré au niveau de l’applicatif « e-requête ».
Selon ce mode de saisine, le requérant adresse sa requête à la CELIOPE par téléphone, il est automatiquement identifié sur la (FI) et enregistrer au niveau de l’applicatif « e-requête ».
Ce type de requêtes récurrentes, concerne plus exactement les préoccupations suivantes :
- la vérification du numéro de compte contribuable ;
- les enregistrements de sociétés nouvellement créées ;
- les modifications administratives ou juridiques.
Lorsque le courrier arrive à la CELIOPE, il est déposé au Secrétariat où l’on procède à son enregistrement au niveau du registre en mentionnant les éléments suivants :
- la date et l’heure d’arrivée ;
- le nom de l’expéditeur ;
- l’objet du courrier.
Le courrier est transmis au Chef de Cellule pour qu’il prenne connaissance et imputer cela au Service compétent pour traitement.
Lorsque le requérant adresse un mail à la CELIOPE via celiope@budget.gouv.ci, une fiche d’identification lui est adressé pour avoir des informations complémentaires à savoir :
- son numéro de compte contribuable ;
- son identité ;
- un numéro de téléphone.
Dès lors, une fiche d’identification est élaborée avec la prise en compte de sa préoccupation. Une réponse est également faite au requérant pour lui signifier que son mail a été bien reçu et que sa requête est en cours de traitement.
Tous les ordinateurs des agents de la CELIOPE sont pourvus d’un système électronique (MAILPROFESSIONNEL) avec un mot de passe pour chaque agent.
- Tous les jours les Chefs de Service et les Chargés d’Etudes ouvrent la boîte de réception et consultent les courriers arrivés.
- Ils impriment les E-mails reçus qui doivent être traités et les soumettent à la lecture du premier responsable (le Chef de Cellule). Mais avant, le Service de traitement des requêtes identifie le requérant et sa préoccupation.
- Ils procèdent à un enregistrement au niveau du courrier arrivé au Secrétariat en mentionnant les éléments suivants :
- la date et l’heure d’arrivée ;
- le nom de l’expéditeur ;
- l’objet du courrier ;
- le Chef de Cellule impute, le courrier soit au Service de traitement des requêtes ou au Service d'Information et de Coordination des Actions Extérieures.
"E-requête" est un applicatif métier de questions- réponse en ligne développé web.
Il permet aux usagers du service public de poser des préoccupations et des requêtes de toute nature et plus spécifiquement des préoccupations relatives aux Finances Publiques (Loi de Finances, Budget de l'Etat, commande publique, impôts).
L'accès se fait par enrôlement à travers la création d’un compte qui permet de formuler des questions et recevoir des réponses en temps réel.
- Réception et vérification des pièces du requérant (DFE, RCCM, CNI, contact téléphonique et adresse électronique du gérant de l’entreprise)
- Enregistrement de la requête du requérant
- Transmission de la requête aux chefs pour imputation
- Traitement de la requête par un chef/agent
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h
- Enregistrement de la requête de l’opérateur économique
- Transmission de la requête aux Chefs pour imputation
- Traitement de la requête par un Chef/agent
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h
- Réception du courrier au secrétariat CELIOPE ;
- Transmission du courrier au Chef de Cellule pour imputation ;
- Traitement de la requête par un Chef/agent
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h
- Réception du mail
- Extraction du mail
- Transmission du contenu du mail aux Chefs pour imputation
- Traitement de la requête par l’un des Chefs/agents désignés
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h
- Extraction de la requête dans le pool de requête
- Prise en main ou Imputation de la requête à un agent par un Chef de service
- Traitement de la requête par un Chef/agent
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h
- Récupération du courrier par le chauffeur de la CELIOPE
- Réception du courrier au secrétariat CELIOPE ;
- Transmission du courrier au Chef de Cellule pour imputation ;
- Traitement de la requête par un chef/agent
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h
- Orienter le requérant sur E-requête ou sur le mail institutionnel de la CELIOPE
- Transmettre la requête aux chefs pour imputation
- Transmission de la requête aux chefs pour imputation
- Traitement de la requête par un chef/agent
- Transmission de la réponse au requérant après le visa du Chef de Cellule
Délai de traitement: 24h